Focus op uw kernproces, besteed document verwerking uit
Laat grote hoeveelheden documenten verwerken en extraheer meer gegevens dan ooit tevoren. Of het nu gaat om standaard of maatwerk oplossingen, GlobiQ helpt bedrijven de efficiëntie te maximaliseren, het proces te versnellen en kosten te besparen.GlobiQ anders dan standaard scan & herken
De dienstverlening van GlobiQ bestaat uit het verwerken en controleren van documenten. Anders dan standaard scan & herken oplossingen levert GlobiQ een dienst in plaats van software. Uw documenten komen geautomatiseerd binnen in het portaal van GlobiQ en vervolgens wordt ervoor gezorgd dat u een compleet e-document terugkrijgt zonder dat u hier zelf nog werk aan heeft. Hierdoor heeft u hoge kwaliteit (99% nauwkeurigheid) en wordt u volledig ontzorgd.
Maximaliseer uw productiviteit
Met de digitaliseringsoplossing kunt u zich volledig focussen op uw kerntaken. Bovendien krijgt u inzage in de automatiseringsgraad en verwerkingssnelheid door middel van een dashboard en heeft u altijd toegang tot (maatwerk) rapportages van administraties en medewerkers.
Eenvoudige integratie
Door de cloudoplossing van GlobiQ heeft de integratie een korte doorlooptijd, ongeacht de aanwezigheid van een maatwerk oplossing.
U wordt hierin volledig ontzorgd door de consultants van GlobiQ.
Hoge kwaliteit en flexibiliteit
De aanvullende controle van de operators van GlobiQ zorgt voor een betrouwbaarheidsgraad van 99%.
Daarnaast zijn allerlei maatwerk oplossingen mogelijk.
Eindresultaat: een nauwkeurigheid van 99%.
“We work to make it easier for you!”
— GlobiQ
Digitaliseren
De perfecte samenwerking tussen machine en mens
Ons machine learning systeem herkent relevante gegevens. Deze gegevens worden door onze mensen gevalideerd waarmee het systeem verder wordt getraind.
Bij facturen worden alle gewenste velden verwerkt, regels uitgelezen op product- of BTW-niveau en worden gegevens gecontroleerd voor kwaliteitsgarantie.
Alle soorten documenten kunnen worden gedigitaliseerd waaronder facturen, orders transportdocumenten zoals CMR’s maar ook recepten en opdrachtbriefjes.
Ook het digitaal versturen van documenten in het formaat dat uw handelspartner wenst kan GlobiQ voor u verzorgen.
Verwerken
Factuur data direct ter beschikking
Standaard herkent GlobiQ 14 velden op een factuur. Voor de meeste bedrijven meer dan voldoende. Echter, GlobiQ kan meer dan 65 velden herkennen.
1. Herkennen en verwerken van individuele regels op factuur
2. Controle van ondermeer adressen, KvK- en banknummers
3. Detecteren van spookfacturen
4. Controle van bedragen zoals totalen en BTW
5. Facturen koppelen aan orders en grootboeknummers
Een factuur moet aan een aantal wettelijke eisen voldoen. Helaas voldoen veel facturen hier niet aan. Daar waar nodig geeft GlobiQ aan wat er fout is aan de factuur zodat de leverancier kan worden geïnformeerd.
Inzien
Zicht op proces en documenten
Vanuit het dashboard van GlobiQ krijgt u inzage in uw automatiseringsgraad en verwerkingssnelheid. Daarnaast heeft u altijd toegang tot (maatwerk) rapportages van administraties en medewerkers.
Ons systeem is geschikt voor administratie- en accountancy-bureaus met meerdere administraties.
Volledig elektronisch zaken doen
GlobiQ kan u helpen bij het digitaliseren van uw documenten, echter is het tevens mogelijk om volledig digitaal te werken. Uw documenten worden namelijk verwerkt in e-invoices met kwaliteitsstandaarden zoals UBL en SimplerInvoicing.
Wat is e-invoicing?
E-invoicing, ook wel e-facturatie genoemd, is het verzenden en ontvangen van digitale facturen met gestructureerde informatie. Voor de duidelijkheid: een PDF is meestal alleen maar een digitaal plaatje en is daarmee geen echte digitale factuur.
De gegevens die op een echte digitale factuur staan zijn opgebouwd in code waardoor een factuur altijd 100% herkend wordt. Het systeem hoeft niet te bedenken of het een O of een 0 is en het maakt niet uit dat het IBAN nummer ineens op een andere plek staat. Zo’n gestructureerde factuur wordt een UBL of XML factuur genoemd.
Wat is UBL?
Om de verschillende boekhoudsystemen met elkaar te laten ‘praten’ is een universele taal nodig. De Nederlandse overheid heeft daarbij, in overleg met het bedrijfsleven, voor UBL (Universal Business Language) gekozen. In veel Europese landen is UBL al de digitale standaardtaal. Eén van de voordelen van UBL is dat het een gestructureerd digitaal bestand is. Alle gegevens staan op een vaste plek en hebben een eigen betekenis. Zo kan, theoretisch gezien, een e-factuur dus vanuit het ene geautomatiseerde systeem elektronisch worden verwerkt in het andere systeem. In de praktijk zitten hier nogal eens wat haken en ogen aan, maar de basisgedachte en invoering zijn zondermeer goed.
UBL is XML (Extensible Markup Language) standaard. XML kan het best worden aangeduid als een zinsbouw waarmee je gegevens kunt beschrijven op een zodanige manier dat de computer er mee om kan gaan. Je kunt hiermee bijvoorbeeld aangeven dat een reeks van getallen een telefoonnummer is of het BTW-bedrag. Voor een mens is het verschil vrij logisch maar voor een computer niet.
Kwaliteitscontrole
Globiq voldoet aan de PEPPOL eisen van de Nederlandse overheid.
Wat is het voordeel?
Digitale communicatie met al uw handelspartners;
Behoudt van uw huidige financiële- of ERP software;
E-communicatie, zenden en ontvangen van alle soorten documenten:
In elk formaat: XML, UBL, Edifact, PDF, JPG;
Facturen & Orders;
Transportdocumenten zoals CMR;
Medische documenten, verslagen en rapporten;
Integratie met uw ICT-systeem zonder dit te moeten aanpassen;
Ongeacht de automatiseringsoplossing van u en uw zakenpartner;
Lage investeringen, geen aanschaf van hardware of software;
Waarom factureren we nog niet massaal elektronisch?
De focus van nagenoeg ieder bedrijf ligt op de primaire business: het maken en verkopen van het product of de dienst. Het sturen en verwerken van facturen is natuurlijk wel belangrijk maar niet het hart van het bedrijf. Investeren doe je het liefst in je primaire dienstverlening.
Maar als je groeit komt er een moment waarop je ook op de kosten voor de administratie wilt besparen en het proces efficiënter wilt maken. Ook kan het zijn dat je zaken doet met bedrijven of de overheid die eisen dat je e-facturen stuurt.