Verzenden

Tegenwoordig hebben de meeste ERP pakketten de mogelijkheid om rechtsreeks PDF documenten aan te maken. Sommige systemen kunnen het PDF document ook automatisch per email te versturen. Waarschijnlijk heeft ook uw pakket die functionaliteit.

Desondanks moet u wel met uw relaties afspraken maken over het gewenste inhoud van het bericht, het te gebruiken communicatiekanaal en het afleveradres.

Met de oplossing van Globiq kunt u snel en eenvoudig e-documenten versturen in ieder gewenst formaat. En het mooie is dat er geen dure hardware of software nodig is. Onze pragmatische aanpak zorgt ervoor u binnen korte tijd al uw e-documenten (facturen of inkooporders) elektronisch verstuurt.

Ons doel is uw zaken zo snel mogelijk 100% elektronisch te laten verlopen.

Ontvangen

Globiq ontvangt de gegevens vanuit uw (financiële) systeem. Globiq kan de meest gangbare formaten verwerken: PDF, CSV en TXT. Wij kunnen uw gegevens op de meest voorkomende manieren ontvangen: (S)FTP, EDI (X.400), AS2, HTTP(S).

Controleren

Globiq controleert of de door u aangeleverde gegevens volledig ontvangen zijn. Bovendien voeren wij een aantal inhoudelijke controles uit om te bepalen of wij uw aangeleverde informatie juist hebben verwerkt.

Bij facturen controleert Globiq het aantal berichten en het totaalbedrag van alle aangeleverde berichten. Bovendien vergelijken wij het totaalbedrag van een factuur met de regelbedragen. Op deze manier zorgen we ervoor dat uw factuurinformatie correct en volledig is.

Aanmaken

U heeft de keuze:

  • Op basis van uw gegevens (TXT, XML, CSV) maakt Globiq automatisch PDF documenten aan in uw huisstijl; of
  • U levert uw eigen PDF documenten aan Globiq. Globiq herkent de gegevens vanaf het PDF document.

Voor iedere e-document wordt automatisch een gestructureerd gegevensbestand aangemaakt (CSV, XML, TXT). Het is mogelijk om per klant een klantspecifiek XML formaat aan te maken. Alle aangemaakte bestanden hebben dezelfde bestandsnaam (met uitzondering van de extensie).

Het is mogelijk om uw e-documenten automatisch te voorzien (te stempelen) met uw briefpapier. Zo kunt u blanco PDF documenten aanleveren, waaraan Globiq uw briefpapier toevoegt. Op deze manier kunt u bijvoorbeeld onderscheid maken tussen het te gebruiken briefpapier voor verschillende relaties en/of merken.

Het is mogelijk uw e-documenten te voorzien van uw digitale handtekening om de integriteit en authenticiteit van uw document te waarborgen. Tevens kunt u dan juridisch aantonen op welk moment uw document is aangemaakt.

Accorderen

Als u dat wilt, ontvangt u, voordat Globiq uit uw naam uw facturen verstuurt, een bericht dat uw facturen voor verzending klaar staan. In dit bericht ziet u ook direct het resultaat van de door Globiq uitgevoerde controles. U activeert het verzenden van uw facturen door te klikken op een link.

Publiceren

Uw documenten worden gepubliceerd in een online documenten portal. In dit portal kunt u gemakkelijk uw documenten terugvinden aan de hand van zoekcriteria.

Het portal is de centrale omgeving van waaruit u met uw documenten werkt. Zo kunt u uw documenten doorsturen, downloaden, voorzien van commentaar en/of in folders plaatsen. Vanuit de meeste ERP systemen is het mogelijk een directe link te maken naar uw documenten in het portal. Zo is vanuit iedere transactie het daaraan gerelateerde document makkelijk op te roepen.

Voor abonnees op het Globiq platform is het gebruik van het documenten portal gratis. Afhankelijk van uw wens zijn uw documenten voor kortere of langere tijd online beschikbaar. U bepaalt zelf wie er toegang heeft tot uw documenten. Uiteraard kunt u er ook voor kiezen uw documenten helemaal niet te publiceren.

Archiveren

Voor veel handelsdocumenten geldt een wettelijke bewaartermijn (link naar belastingdienst). Zo geldt bijvoorbeeld voor facturen een termijn van 7 jaar. U moet het originele handelsdocumenten archiveren. Elektronische facturen archiveert u in een elektronisch archief, papieren facturen in een fysiek archief. Als u gebruik maakt van het digitale archief van Globiq, dan kunt u toestemming vragen voor het vernietigen van uw fysieke documenten.

Globiq voldoet aan de relevante fiscale eisen. Voor iedere factuur is een volledige audit trail beschikbaar: vanaf uw financiële systeem tot aan de verzonden factuur. Globiq archiveert de door u verzonden gegevens, de PDF factuur en het verstuurde gestructureerde bestand. Uiteraard kunt u ook ervoor kiezen dit archief zelf te beheren op een van uw eigen systemen.

Afleveren

Globiq levert uw document af op de manier zoals uw handelspartner het wil: bijvoorbeeld XML met PDF via email naar drie ontvangers.

Globiq verstuurt email vanuit uw naam. U maakt een apart emailadres aan, bijvoorbeeld Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.. Op deze manier ontvangt u zelf bericht als uw handelsrelaties reageren op de door Globiq verstuurde e-documenten.

Wij kunnen uw documenten op de meest voorkomende manieren verzenden: email, (S)FTP, EDI (X.400), AS2, HTTP(S). Tegen meerprijs is ook het mogelijk documenten naar een fax te versturen.

Sommige handelspartners willen toch graag hun documenten per post blijven ontvangen. In dat geval is de keuze aan u: Globiq print en verstuurt uw documenten per post, of u doet het zelf.

end faq

  • Kostenbesparing
  • Efficiëntie
  • Klantvriendelijkheid
  • Klantenbinding
  • CO2 reductie